Cos'è StrongPEC

StrongPEC è il servizio che consente di conservare a norma i messaggi PEC direttamente dalla webmail, garantendone il mantenimento del valore legale nel tempo.

La conservazione a norma permette di mantenere nel tempo il valore legale dei messaggi PEC, garantendone validità, autenticità e integrità anche a distanza di anni.

Ogni messaggio di Posta Elettronica Certificata è associato a un certificato digitale che ne attesta l'origine e la validità. Dato che con il trascorrere del tempo, però, gli elementi tecnologici che ne garantiscono la validità possono non essere più verificabili, è opportuno sottoporli a un processo di conservazione a norma, che ne preserva l'efficacia probatoria nel tempo.

Per questo motivo:

• non è sufficiente salvare o archiviare localmente i messaggi PEC;
• in molti contesti aziendali e professionali può essere necessario conservare i messaggi PEC nel rispetto delle disposizioni previste dalla normativa vigente e dalle procedure organizzative adottate. 
• la conservazione garantisce la validità nel tempo dei messaggi, risultando utile in caso di controlli, verifiche o contenziosi.

Accesso a StrongPEC e struttura

Per accedere ai messaggi conservati:

1. Accedere alla Webmail PEC.
2. Dalla barra di navigazione superiore, selezionare la voce StrongPEC.
3. Si aprirà una schermata dedicata che mostra tutti i messaggi conservati.

I messaggi conservati sono identificabili dalla scritta "Conservato", riportata in verde.


 

I messaggi vengono conservati automaticamente e organizzati in cartelle cronologiche, consultabili con un semplice clic per visualizzarne il contenuto.

La struttura dello StrongPEC prevede una classificazione per:

• Anno
• Mese

• Tipologia di messaggio

  
  

Ricerca dei messaggi

StrongPEC mette a disposizione una funzione di ricerca avanzata che consente di individuare rapidamente i contenuti presenti.

Per effettuare una ricerca:

1. Accedere alla sezione StrongPEC.
2. Fare clic sull'icona della freccia accanto al campo di ricerca.
3. Impostare uno o più criteri di ricerca.
4. Fare clic su Ricerca.

Campi disponibili

È possibile effettuare la ricerca utilizzando uno o più dei seguenti campi:

• Oggetto
• Mittente
• Destinatario
• CC
• Corpo del messaggio
• Intero messaggio

Filtri disponibili

Per affinare i risultati, è possibile applicare i seguenti filtri:

• Intervallo di date
• Tipologia di messaggio
• Contesto di ricerca

L'utilizzo combinato di criteri e filtri consente di restringere il numero di risultati e individuare più rapidamente le informazioni desiderate.

Modalità di conservazione dei messaggi

Per impostazione predefinita, il sistema conserva le ricevute di accettazione e di consegna. È comunque possibile configurare in modo flessibile quali messaggi portare in conservazione.

Posta in arrivo

Per la posta in arrivo è possibile scegliere tra le seguenti opzioni:

• Conserva tutto il traffico in ingresso
• Conserva solo le Buste di Trasporto in ingresso (messaggi PEC ricevuti)
• Conserva solo avvisi e ricevute (impostazione predefinita)
• Nessun messaggio conservato

Posta in uscita

Per la posta in uscita è possibile scegliere se:

• Conserva le Buste di Trasporto in uscita.
• Non conservare le Buste di Trasporto in uscita.

Come portare in conservazione i messaggi pregressi

I messaggi presenti nella casella PEC prima dell'attivazione del servizio non vengono conservati automaticamente e devono essere gestiti manualmente.

Per conservare i messaggi pregressi:

1. Selezionare i messaggi interessati.
2. Copiarli o spostarli nella cartella --ARCHIVIA--.
3. Fare clic sul pulsante Conserva, situato in alto a destra.

I messaggi verranno presi in carico dal sistema e sottoposti al processo di conservazione a norma.

Rapporto di versamento e Pacchetto di distribuzione

È possibile scaricare il Rapporto di versamento e il Pacchetto di distribuzione del singolo messaggio direttamente dalla webmail.

1. Selezionare il messaggio.
2. Fare clic su Azioni.
3. Selezionare la tipologia di file da scaricare.

Rapporto di versamento

Il Rapporto di versamento è il documento che attesta che uno o più messaggi sono stati correttamente presi in carico dal sistema di conservazione.

In pratica:

• il sistema verifica il messaggio;
• se i controlli hanno esito positivo, genera il Rapporto di versamento.

Il documento certifica:

• il superamento dei controlli formali;
• la data e l'ora del versamento;
• l'esito dell'operazione.

Pacchetto di distribuzione

Il Pacchetto di distribuzione viene generato quando un documento conservato deve essere esibito o consegnato a terzi, ad esempio in caso di verifiche, controlli o necessità di esibizione documentale. Ha lo scopo di dimostrare ufficialmente che il documento è autentico, integro e correttamente conservato.

In pratica:

• il sistema estrae il documento dall'archivio;
• lo inserisce in un Pacchetto di distribuzione;
• include tutti gli elementi necessari a dimostrarne autenticità, integrità e corretta conservazione.

Nota: StrongPEC è un servizio opzionale disponibile sui piani che prevedono la conservazione a norma dei messaggi PEC. Potrebbe pertanto non essere disponibile su tutte le caselle PEC, in base al piano sottoscritto.